为了加强对档案的管理、收集和整理工作，有效的保护和利用档案，为学校的发展建设服务，结合我院实际，学校档案实行集中统一管理（人事档案除外）。学校教职员工从事各项教学、科研、党政管理工作所形成的对学生、学校和社会有保存价值的材料由学校综合档案室集中保存，统一管理。
一、文件材料归档范围
学校教职员工在其从事的教学、科研和党政管理工作等活动中直接形成的各种载体的文件材料，必须按规定移交学校综合档案室集中管理，任何个人和单位不得据为己有。
学校在教学、科研、党政管理等各项活动中形成的应归档的文件材料分为：党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、合同以及反映学校工作活动的，有保存价值的声像材料。
 二、文件材料归档整理方法
学校档案实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各立卷单位专（兼）职档案人员负责做好文件材料的收集、积累工作，按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编排页号或件号，制作卷内目录、拟写案卷标题，装订后移交学校综合档案室。归档文件材料应质地优良，声像清晰，书绘工整，必须用钢笔书写（不得用原珠笔、铅笔及红墨水笔），并留出装订线。
科研成果、基建工程鉴定验收，以及精、贵、稀仪器设备（五万元以上）材料，有关业务部门应会同学校综合档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见，加盖综合档案室印章。凡归档材料不完整，不齐全的项目，学校不予验收和不予上报成果。
凡学校与外单位协作完成的项目，由主办单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的档案正本，并将有关的复制件送主办单位保存。
文书承办单位立卷时间，原则上要求：除教学档案按学年立卷外，其余各类档案均按年度立卷，每年3-5月份为部门立卷归档日。每学年形成的教学文件材料应于次学年度第三个月（即11月份）完成立卷工作。
三、各类档案归档时间

1. 党政部门，能按年度归档的文件材料，在次年六月底前归档；
2. 教学部门，教学综合管理文件次年六月底前归档，其他种类材料在次

年寒假前归档；
3、科研、基建、设备部门的课题、项目材料，在其鉴定验收后两个月内
归档；
4、财务部门的财会档案材料，在当年会计年度终结以后，由财务部门保
管三年，期满后的次年六月底前归档。
四、档案移交交接手续
1、认真填写移交清册，编写目录；
2、交接双方根据移交目录认真清点核对，双方签字并加盖单位公章，各存一份备查；
3、综合档案室接收档案时，对不符合质量要求的案卷有权拒绝接收，并责成期限整改。
五、考核、奖励与处罚
学校综合档案室和各立卷单位应建立健全档案工作检索、考核、评估制度，明确岗位职责。对优秀的档案工作人员（包括兼职档案人员），对于他们完成的服务成果或科研、编研成果，给予表彰和奖励。
对于不及时移交档案材料的部门及档案工作人员给予批评，并与年度绩效考核挂钩。对于违反《中华人民共和国档案法》或有关的档案政策、法规的，按《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》及其他有关法规给予处罚。
 
  
 
广东农工商职业技术学院档案科