各部门：
为了加强对学校各类档案的综合管理，有效地保护和利用档案，为学校党政管理、教学和科研等各项工作服务，根据《广东农工商职业技术学院档案综合管理工作实施办法》规定，请各部门有序地做好2020年归档材料特别是电子文件的收集整理和移交工作。现将有关事项通知如下：
一、移交时间
2021年4月20日前。
二、移交内容
（一）组织宣传统战部
1. 上级党组织有关党建的文件材料；
2. 党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议，以党委名义召开的工作会议、专业会议和现场会议，党委负责同志出席上级或下级会议等各种会议所产生的文件材料：
（1）会议通知、会议记录、纪要、报告、决议、决定、总结、简报、重要的录音、照片、会议典型材料、领导同志发言稿、讨论通过的文件和重要汇报材料等；
（2）对决议的修改意见、一般的汇报材料和讨论未通过的文件、参考资料、会议组织秘书工作文件等；
3. 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）；
4. 党委发布的决定、办法、批示、批复、通报和通知；
5. 学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料；
6. 党委工作简报；
7. 党委大事记；
8. 党群系统启用印章的文件和印模；
9. 党群系统各种统计材料、基层报表、基层党组织机构一览表，2020年党员情况登记表、发展新党员情况表；
10. 学校各党支部、党总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复；
11. 党委保密、秘书工作的有关文件；
12. 群众来信、来访及处理材料；
13. 党委与有关机关联系、协商工作的往来文件；
14. 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表；
15. 学校各总支党建工作及有关材料；
16. 学校各总支人员奖励及有关材料；
17. 学校校报；
18. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（二）党政办公室
1. 上级有关本校的来文；
2. 上级领导来校视察工作的题词、讲话记录、照片；
3. 本校与有关单位签订的各种合同、协议、重要会议记录、纪要以及校领导参加校外会议发言稿等；
4. 党委、学校发布的决定、办法、批示、批复、通报和通知；
5. 党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议，以党委名义召开的工作会议、专业会议和现场会议，党委负责同志出席上级或下级会议等各种会议所产生的文件材料：会议通知、会议记录、纪要、报告、决议、决定、总结、简报、重要的录音、照片、会议典型材料、领导同志发言稿、讨论通过的文件和重要汇报材料等；对决议的修改意见、一般的汇报材料和讨论未通过的文件、参考资料、会议组织秘书工作文件等；
6．校长办公会议记录、纪要；全校性工作会议、座谈会、庆祝会等文件材料以及校领导在会上讲话材料；
7. 学校年度、学期工作计划、报告、总结以及各部门工作计划、总结；
8. 学校各部门的请示及学校的批复；
9. 学年基层报表；
10. 学校大事记；
11. 学校工作简报；
12. 群众来信来访文件材料；
13. 学校启用、停用、交换印章的通知、印模及作废停用印章实物；
14. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（三）人事处
1. 上级有关人事工作的文件；
2. 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录；
3. 人事统计报表、各种教职工统计报表；
4.  学院机构一览表；
5. 教职工人员名单、花名册、职称聘任表、职工奖惩表，行政任免表、新晋升专业技术人员情况等统计表；
6. 聘请兼职教师、名誉教授、使用临时工有关材料；
7. 副科以上职务人员名单；
8. 教职工培训进修统计表，师资培养、管理的工作计划、报告等材料；
9. 教职工业务考核、年度考核材料，教师工作量的规定及执行情况；
10. 教师资格证办理名单、职称变动相关材料；
11. 教职工援外和支援边远地区材料；
12. 2020年教职工调入、辞职、调离以及职务变动等统计表；
13. 处理群众来信来访、职工劳动纠纷的有关材料；
14. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（四）教务处
1. 教学档案室移交目录：2020～2021年；
2. 教师和学生教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖情况等材料；
3. 专业设计及学生人数统计表；
4. 教学质量、办学水平测试、教学评估等文件材料；
5. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（五）学生工作处
1. 上级关于学生工作的文件；
2. 学生工作计划、报告、总结、重要统计等；
3. 学生政治工作人员名单；
4. 勤工俭学的有关材料；
5. 奖学金、助学金评定办法、审批表（电子版）；
6. 优秀毕业生、先进班级评选材料；
7. 学生违纪处分材料；
8. 2020年学生手册；
9. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（六）总务处
1. 总务处
（1）上级有关总务处工作文件；
（2）总务处规章制度；
（3）总务处工作计划、总结、请示、批复及统计表；
（4）总务处负责的各项业务工作（房屋维修、供水供电、校园环境卫生）形成的主要材料；
（5）有关职工住房分配、出售、调配使用，住房货币分配，购房借贷等的规定、办法、总结；
（6）本校物资（办公设备）采购计划、审批手续、招标投标、购置等材料；
（7）本校国有资产管理（登记、统计、核查请示文件）等材料；
（8）其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
2. 卫生所
（1）上级有关卫生所管理、医疗保健卫生防疫等工作的文件；
（2）本校卫生所管理、公费医疗、保健工作计划、总结、规定等文件；
（3）校卫生所内部机构设置、医护人员名册、年度统计报表；
（4）其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。      
3. 保卫科
（1）本校保卫部门职责范围的规章制度；            
（2）保卫工作计划、总结、调查、报告；                
（3）本校要害部门的安全保卫、消防、防范措施及安全检查材料；
（4）教职员工户口工作有关材料；
（5）其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
4. 基建科
（1）本校有关基建工作的综合性档案文件材料。
（2）已完成的基建项目整套材料（请兼职档案员以及纪检部门分管基建档案的负责人员根据基建文件材料的形成规律，保持其有机联系，确保文件材料的完整、准确、系统，按工程项目组卷移交）；
（3）其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
5. 后勤服务中心
（1）上级有关后勤管理工作的文件；
（2）后勤服务中心制度、内部机构设置、人事任免、工作人员名册、年度统计报表、2020年学生校舍统计表等；
（3）后勤服务中心负责的各项业务（校园绿化、水电维修、学生宿舍、食堂等）形成的主要文件材料：检查评估总结、报告、合同、协议等；
（4）其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（七）图书馆
1. 上级有关图情工作的文件；
2. 图书馆馆藏目录、利用情况、统计报表等；
3. 图书资料工作计划、总结、报告、请示、批复等；
4. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（八）招生就业处
1. 上级有关招生计划、方案、毕业生分配计划、方案的通知和文件；
2. 各类学生招生计划、规章、简章、专业介绍、请示与批复材料；
3. 录取名册；
4. 本校每年招生录取标准分数线；
5. 2020届毕业生总体就业率统计表、报考人数统计表、招生计划总表；
6. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（九）老干办
1. 上级关于离退休干部工作的有关文件；
2. 本校离退休人员名册；
3. 离退休人员名单、离退休人员变动的情况汇报；
4. 离退休工作和关心下一代工作的计划、总结、情况汇报和年度统计报表；
5. 老干办开展各种活动形成的文件材料；
6. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（十）科研与产业服务处
1. 科研计划管理文件材料；
2. 有关本校科研工作的各种综合性文件材料；
3. 反映我校科研工作重要活动的新闻、报道、录像等材料；
4. 本校举办的重要学术会议、科技成果交流会议、展览会等材料；
5. 由我校人员主持或协作完成的已结题或中断、停止的科研项目的整套材料；
6. 2019年、2020年科研成果统计表；
7. 学报（底稿、审批等材料）；
8.《高职教育研究视点》；
9. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（十一）财务处
1. 上级有关财务会计工作的文件材料（针对本校的）。
2. 2020年经费支出统计表；
3. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。        
（十二）纪检室
1.纪检室
（1）学校纪委会议记录；
（2）纪委年度工作计划、总结、重要报告、违法案件、调查材料及主要统计；
（3）党员处分、撤销、奖励等材料；
（4）群众来信、来访及处理意见；
（5）其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
2. 审计科
（1）上级有关审计工作的文件；
（2）本校审计规章制度；
（3）审计工作计划、总结、调查报告；
（4）审计工作统计年报及重要报表；
（5）调查报告及材料处理结果；
（6）其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（十三）工会
1. 表彰工会先进集体个人的材料、名单，以及劳模材料；
2. 处分会员的有关材料；
3. 工会委员会会议记录、纪要；
4. 工会会员名册；
5. 学校工会计划、总结、决定、请示与批复、统计报表等；
6. 妇女工作、计生工作的材料；
7. 劳动争议调解案件的有关材料；
8. 工会会费收缴、使用、管理的情况；
9. 教代会的相关资料；
10. 工会年鉴；
11. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（十四）团委
1. 学校团组织一览表；
2. 上级关于团工作文件；
3. 本校团代会、学代会的文件；
4. 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料；
5. 处分团员材料；
6. 2020年学生社团信息统计表；
7. 学生会的文件材料；
8. 本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料；
9. 团委牵头进行的重大活动的有关材料；
10. 团委工作计划、总结、请示及批复等；
11. 学生会工作计划、总结、报告材料；本校参加上级团代会、学生会代表名单、登记表和发言稿；团委会议记录、纪要、简报等；本校学生社团的建立及其活动的规划、章程，社团登记、统计等材料;
12. 报纸《启航》；
13. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（十五）网络中心
1. 上级有关本校网络建设、网络信息管理与信息安全等综合性文件材料；
2. 本校网络信息工作的发展规划、工作计划、总结、年度报表等材料；
3. 网络工程建设的计划、方案、布线图，验收、评估形成的文件材料；
4. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（十六）继续教育学院、教师发展中心
1. 2020年培训班情况；
2. 教师培训、开班的统计表；
3. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（十七）规划与质量管理处
1. 有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
（十八）继续教育学院、各二级学院
1. 2020年毕业生、退学学生的学籍卡，新生名册、录取名册（继续教育学院）；
2. 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
3. 外事办公室
（1）上级关于外事工作的文件资料（针对本校的）；
（2）上级对出国（境）人员的有关文件材料（针对本校的）；
（3）本校外事工作规章制度、计划、总结；
（4）外事工作统计报表等；
（5）外事工作会议材料；
（6）本校与国外高校建立校际关系、学术交流、合作项目、合同、取得成果等相关材料；双方互赠的礼品、纪念品；
（7）出国（境）人员及其考察、访问有关材料；
（8）出国（境）进修、留学取得的学位证书、研究成果论文和各类证书；
（9）校内教职工或学生参加国际比赛及取得奖励的相关材料；
（10）本校邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函文件；
（11）外籍教师、专家、学者及友好人士来校参观、访问、讲学等相关材料；
（12）学校授予外籍人员名誉称号的材料；
（13）2020年F+U等对外项目相关材料；
（14）其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料。
 
三、文件材料收集整理要求
1. 请各部门兼职档案员做好收集文件资料的整理归档工作。平时注意对本部门产生的有价值的文件材料及重大活动档案资料的收集工作，进一步发挥档案软件的作用，在档案管理系统录入有关文件材料目录（机密除外），同时移交相关文件的电子版。
2. 各部门应按规定时间移交归档文件，个别需要调整移交时间的部门，请直接与档案科联系。
请各部门领导大力支持兼职档案员，务必按本通知要求，认真做好2020年形成及往年积累的归档文件整理工作，及时移交纸质档案和电子文档。